Datenschutzordnung Sinfonieorchester Memmingen e.V.

1. Präambel

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch Sinfonieorchester Memmingen e.V. erfolgt im Rahmen der Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der nationalen Begleitgesetzgebung in Deutschland (BDSG-neu). Die Vereinsmitglieder sowie die weiteren Betroffenen werden gem. Art. 13 DSGVO über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten informiert. Vorliegende Datenschutzordnung dient zur Erfüllung dieser Informationspflichten. Der Verein stellt sicher, dass die Datenschutzordnung für die Betroffenen zugänglich ist. Haben Betroffene keine Möglichkeit die Datenschutzordnung auf der von Sinfonieorchester Memmingen e.V. betriebenen Webseite (www.sinfonieorchester-memmingen.de) einzusehen, wird die Datenschutzordnung dieser Person auf anderem Wege kenntlich gemacht. Neue Mitglieder werden bei Beitritt zum Verein auf diese Datenschutzordnung hingewiesen.

2. Verantwortlicher

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist: Sinfonieorchester Memmingen e.V. c/o Tobias Prinz Im Knobele 9 87463 Dietmannsried info@sinfonieorchester-memmingen.de, eingetragen beim Amtsgericht Memmingen (VR 201208). Der Verein wird vertreten durch Tobias Prinz (Vorsitzender) und Stefanie Herb-Müller (stellvertretende Vorsitzende).

3. Verarbeitung personenbezogener Daten

a) Mitgliederdaten

Sinfonieorchester Memmingen e.V. erhebt von seinen Mitgliedern Daten bei Beitritt zum Verein. Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben, die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO). Von den Mitgliedern werden bei Vereinsbeitritt folgende Daten erhoben:

• Name, Vorname
• Geburtsdatum
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Instrument(e) (nur bei aktiven Mitgliedern)
• Eintrittsdatum
• Firma (nur bei fördernden Mitgliedern)
• jährlicher Spendenbetrag (nur bei fördernden Mitgliedern)

Des Weiteren erhebt der Verein bei Bedarf die Bankdaten (SEPA-Mandate, Name, Anschrift) von Mitgliedern, um die Einziehung von Beiträgen zu gewährleisten. Die Erhebung erfolgt ausschließlich nach Erteilung einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO). Die Daten werden zu diesem Zwecke an das Bankinstitut, bei dem das Vereinskonto geführt wird, weitergegeben. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nimmt ein Mitglied nicht am SEPA-Verfahren teil, werden die bei der Überweisung genutzten Bankdaten im Rahmen der Ablage der Kontoauszüge des Vereins gespeichert. Bei Austritt eines Mitglieds werden die Daten archiviert. Sie werden zum Ende des auf den Austritt folgenden Kalenderjahres gelöscht. Daten, welche die Verwaltung von Beiträgen betreffen, werden nach den gesetzlichen Bestimmungen für bis zu zehn Kalenderjahre nach Wirksamwerden des Austritts des Mitglieds gespeichert und anschließend gelöscht.

b) Daten von sonstigen Mitwirkenden

Das Sinfonieorchester Memmingen e.V. führt regelmäßige Proben und Konzerte durch. Von Personen, die an Proben und Konzerten mitwirken aber keine Mitglieder des Vereins Sinfonieorchester Memmingen e.V. sind (z.B. GastmusikerInnen), werden folgende Daten erhoben:

• Name, Vorname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Instrument(e)
• Eintrittsdatum

Die Daten werden 1 Jahr nach Beendigung des Mitwirkens gelöscht. Daten, welche die Verwaltung von Beiträgen betreffen, werden nach den gesetzlichen Bestimmungen für bis zu zehn Kalenderjahre nach Beendigung des Mitwirkens gespeichert und anschließend gelöscht.

c) Weitergabe von Daten an den Dachverband

Das Sinfonieorchester Memmingen e.V. ist Mitglied des Bundesverbands Amateurmusik Sinfonie- und Kammerorchester (BDLO). Im Rahmen der Mitgliedschaft im BDLO leitet das Sinfonieorchester Memmingen e.V. folgende Daten von aktiven Mitgliedern und sonstigen Mitwirkenden an den BDLO weiter:

• Name, Vorname
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Funktion im Sinfonieorchester Memmingen e.V.

Für detailliertere Informationen verweisen wir auf die Satzung des BDLO: https://bdlo.de/satzung/

c) Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit dem Verein (per Kontaktformular auf der Webseite, E-Mail, Telefon, Post, soziale Medien) werden die mitgeteilten Daten inklusive der daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung des Anliegens bei uns verarbeitet und gespeichert. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Die an uns übersandten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihres Anliegens). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

(d) E-Mail-Verteiler mit Mitgliedern und sonstigen Mitwirkenden

Der Verein richtet zur Wahrung der internen Kommunikation einen E-Mail-Verteiler mit den E-Mail-Adressen der Mitglieder und sonstigen Mitwirkenden ein (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b DSGVO). Eine Weitergabe von E-Mail-Adressen an andere Vereinsmitglieder oder Dritte findet nicht statt. Im Falle des Austritts eines Mitglieds oder Beendigung des Mitwirkens von Nichtmitgliedern wird die entsprechende E-Mail-Adresse aus dem Verteiler gelöscht.

e) Vereinswebseite

Sinfonieorchester Memmingen e.V. betreibt die Webseite www.sinfonieorchester-memmingen.de insbesondere zur Außendarstellung, Mitgliederwerbung und Konzertwerbung. Die Veröffentlichung von Bild-, Ton- und Videoaufzeichnungen erfolgt lediglich mit der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS‑GVO) der Betroffenen oder sofern die berechtigten Interessen des Vereins an der Außendarstellung im Einzelfall den schutzwürdigen Interessen des Betroffenen überwiegen. Gegebenenfalls werden Vornamen von Mitwirkenden veröffentlich, soweit dies für die Außendarstellung erforderlich ist. Auf der Webseite veröffentlichte Daten werden bei Widerruf der Einwilligung bzw. nach dem Wegfall der berechtigten Interessen des Vereins gelöscht.

f) Soziale Medien

Der Verein betreibt einen Facebook-, sowie einen Instagram-Auftritt zur Außendarstellung und Bewerbung von zur Erfüllung des Vereinszwecks notwendigen Veranstaltungen. Die Veröffentlichung von Bild-, Ton- und Videoaufzeichnungen erfolgt lediglich mit der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DSGVO) der Betroffenen oder sofern die berechtigten Interessen des Vereins an der Außendarstellung im Einzelfall den schutzwürdigen Interessen des Betroffenen überwiegen. Gegebenenfalls werden Vornamen von Mitwirkenden veröffentlich, soweit dies für die Außendarstellung erforderlich ist. Wir weisen darauf hin, dass Daten der Besucher der jeweiligen Plattform außerhalb des Raumes der Europäischen Union verarbeitet werden können. Hierdurch können sich Risiken ergeben, weil so z.B. die Durchsetzung von Rechten erschwert werden könnte. Für detailliertere Informationen verweisen wir auf die nachfolgend verlinkten Angaben der Anbieter.

• Facebook allgemein
• Facebook Seiten-Insights
• Instagram

g) Druckerzeugnisse

Der Verein erstellt und verbreitet zur Eigenwerbung und Außerdarstellung Druckerzeugnisse, insbesondere in Form von Plakaten, Flyern und Programmheften, die auch in digitaler Form verwendet werden können. Für die Gestaltung dieser Druckerzeugnisse, wird im Rahmen der Vereinstätigkeiten entstandenes Bildmaterial verwendet. Gegebenenfalls werden, insbesondere in Programmheften, auch die Namen der Mitwirkenden veröffentlicht. Die Verarbeitung von Daten zu diesem Zweck erfolgt lediglich mit der Einwilligung der Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS‑GVO) oder sofern die berechtigten Interessen des Vereins an der Außendarstellung im Einzelfall den schutzwürdigen Interessen des Betroffenen überwiegen. Die erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

i) Konzertmeister App

Das Sinfonieorchester Memmingen e.V. benutzt zur Planung von Proben die App Konzertmeister. Dabei werden insbesondere folgende Daten von uns an den Betreiber der App weitergeleitet:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Instrument

Die Verarbeitung von Daten zu diesem Zweck erfolgt lediglich mit der Einwilligung der Betroffenen (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS‑GVO). Die erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Für detailliertere Informationen verweisen wir auf die Datenschutzerklärung des Anbieters: https://konzertmeister.app/de/privacy

4. Datenschutz-Folgenabschätzung und Datenschutzbeauftragter

Für Sinfonieorchester Memmingen e.V. muss keine Datenschutz-Folgeabschätzung i.S.d. Art. 35 DSGVO vorgenommen werden. Ein Datenschutzbeauftragter muss gem. Art. 37 DSGVO und Art. 38 BDSG‑neu nicht bestellt werden.

5. Datenschutz-Folgenabschätzung und Datenschutzbeauftragter

Für das Sinfonieorchester Memmingen e.V. muss keine Datenschutz-Folgeabschätzung i.S.d. Art. 35 DS‑GVO vorgenommen werden.
Ein Datenschutzbeauftragter muss gem. Art. 37 DS‑GVO und Art. 38 BDSG‑neu nicht bestellt werden.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Verein unternimmt folgende technische und organisatorische Maßnahmen, um die Daten von Betroffenen zu schützen.

Zugriff auf personenbezogene Daten haben grundsätzlich lediglich die aktuellen Vorstandsmitglieder. In begründeten Ausnahmefällen können Daten auch von weiteren, für den Verein ehrenamtlich tätigen Personen verarbeitet werden, die das Datengeheimnis und die Datenschutzordnung des Vereins in gleichem Umfang zu wahren haben.

Personenbezogene Daten werden, bis auf die in dieser Datenschutzordnung dargelegten begrenzten Ausnahmen, in Cloud-Servern gespeichert. Zu Sicherungszwecken wird zudem eine Kopie der Daten auf einem lokalen Speichermedium erstellt und wichtige Dokumente werden zusätzlich in analoger Form abgelegt; beides wird stets sicher verwahrt, damit ein unbefugter Zugriff Dritter nach Möglichkeit ausgeschlossen wird.

Zu einzelnen Verarbeitungsvorgängen werden erforderliche personenbezogene Daten temporär auf privaten Endgeräten gespeichert. Diese sind mit Benutzerkennung und Passwortschutz zu versehen, sowie auf einem stets sicheren und aktuellen Stand zu halten (z.B. Sicherheits-Updates, Virenschutz). Nicht mehr benötigte Daten sind so zu löschen, dass diese nicht wiederhergestellt werden können.

E-Mail-Versand an größere Personengruppen findet entweder über „bcc“ (Blind Carbon Copy) oder über für die Empfänger verborgene Mailing-Listen statt.

7. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben die in diesem Abschnitt beschriebenen Betroffenenrechte. Die Rechte können gegenüber Sinfonieorchester Memmingen e.V. über die folgenden Kontaktdaten ausgeübt werden: Sinfonieorchester Memmingen e.V. c/o Tobias Prinz Im Knobele 9 87463 Dietmannsried info@sinfonieorchester-memmingen.de

a) Auskunftsrecht

Gem. Art. 15 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, Auskunft über die von dem Verantwortlichen verarbeiteten Daten zu erhalten. Insbesondere kann Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern von Daten, die geplante Speicherdauer bzw. die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder das Bestehen eines Widerspruchsrechts verlangt werden. Darüber hinaus kann Auskunft über das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft von nicht beim Betroffenen erhobenen Daten und das Bestehen von automatisierter Entscheidungsfindung gefordert werden. Eine Bereitstellung der Informationen erfolgt im Rahmen des Art. 15 Abs. 3 DS‑GVO.

b) Berichtigungs- und Ergänzungsrecht

Gem. Art. 16 DS-GVO hat der Betroffene das Recht eine unverzügliche Berichtung ihn betreffender unrichtiger personenbezogener Daten oder eine Vervollständigung unvollständiger Daten verlangt werden.

c) Recht auf Löschung

Gem. Art. 17 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, die Löschung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen. Der Verantwortliche ist im Falle des Vorliegens eines in der Liste des Art. 17 Abs. 1 DS-GVO genannten Grundes zur unverzüglichen Löschung verpflichtet, sofern nicht die Gründe des Art. 17 Abs. 3 DS-GVO entgegenstehen.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Gem. Art. 18 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, deren Löschung aber durch die betroffene Person abgelehnt wird. Eine Einschränkung kann auch verlangt werden, wenn der Verantwortliche die Daten nicht mehr benötigt, der Betroffene diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt oder der Betroffene gem. Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat. Eine Verarbeitung von Daten, die dem Einschränkungsersuchen unterliegen, erfolgt lediglich nach Einwilligung der betroffenen Person oder im Rahmen von Art. 18 Abs. 2 DS-GVO. Gem. Art. 18 Abs. 3 DS-GVO wird der Betroffene vor Aufhebung der Beschränkung durch den Verantwortlichen unterrichtet.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit

Gem. Art. 20 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, für personenbezogene Daten, deren Verarbeitung auf einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) oder einem Vertrag (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) beruht, die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

f) Widerspruchsrecht

Gem. Art. 21 Abs. 1 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, einer Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f zu widersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben. Ein generelles Widerspruchsrecht besteht im Falle der Verarbeitung zur Direktwerbung.

g) Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Soweit der Betroffene in die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten eingewilligt hat, hat er gem. Art. 7 Abs. 3 DS-GVO das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Gem. Art. 77 Abs. 1 DS-GVO hat der Betroffene das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde hinsichtlich des Datenschutzes des Vereins einzureichen. Die für den Verein zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht. Beschwerde kann online über www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html eingereicht werden.

9. Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 21.01.2024 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Webseite des Vereins in Kraft.